Para iniciar la tramitación, la OTRI recibirá de la entidad contratante una hoja de encargo firmada por un responsable de la misma, como prueba de aceptación de las condiciones establecidas. La OTRI proporciona un modelo de hoja de encargo, pero podrán tramitarse pedidos realizados por las entidades contratantes según sus procedimientos habituales de contratación, siempre que contengan información suficiente. Para ello se considerarán los siguientes puntos:
• Empresa/entidad solicitante del servicio: CIF (o NIF en caso de particulares), dirección completa, teléfono, fax y e-mail.
• Nombre y cargo (gerente, director de producción, director de I+D, etc.) de la persona que firma la ”hoja de encargo” en representación de la entidad contratante.
• Descripción detallada del servicio a realizar (número de análisis, tipo de los mismos, horas de consultoría, materia en la que se asesora, tipo de informe a emitir, ... etc.).
• El importe del servicio, IVA no incluido, y detalle, si es preciso de los costes unitarios en que se puede dividir el servicio (precio de cada análisis, precio por hora de consultoría, ... etc.).
• Fecha en que se firma dicha hoja de encargo.
• Investigador Responsable de la prestación de servicio y
• Departamento al que pertenece.
De igual modo que en el resto de actividades realizadas al amparo del art. 60 LOSU, será necesario un Informe Favorable del Departamento (Modelo normalizado- Informe Dpto. Contratos art. 60) para su autorización.
Para proceder a la facturación se requerirá una nota de entrega firmada por la empresa, como prueba de la conclusión de la actividad. La OTRI proporciona un modelo de nota de entrega. En caso de que no exista dicha nota de entrega, el Investigador Responsable deberá solicitar la emisión de la factura expresamente por escrito.
